Aranżacja biura dla zespołu hybrydowego

Praca hybrydowa zmieniła biura bardziej niż jakikolwiek trend wnętrzarski ostatniej dekady. Firmy, które przed pandemią potrzebowały biurka dla każdego pracownika, dziś mają w poniedziałek komplet ludzi, a w piątek jedną trzecią zespołu. Aranżacja przestrzeni biurowej musi to udźwignąć, bo inaczej firma płaci za metry, z których nikt nie korzysta, albo odwrotnie, w szczycie tygodnia nie ma gdzie usiąść.

Ile stanowisk potrzebuje zespół hybrydowy

Pierwsze pytanie nie brzmi „ile mamy osób”, tylko „ile osób bywa w biurze jednocześnie w najbardziej obłożony dzień”. Różnica bywa ogromna. Przy zespole 40 osób pracującym w modelu trzy dni w biurze realne obłożenie szczytowe to zwykle 28 do 32 stanowisk, a nie 40.

Praktyka pokazuje, że sam współczynnik nie wystarczy. Warto sprawdzić rzeczywiste wejścia z systemu kontroli dostępu z kilku tygodni, bo deklaracje zespołu i dane z czytników potrafią się mocno rozjeżdżać. Dopiero na tej podstawie ustala się liczbę stanowisk stałych, współdzielonych i miejsc do pracy dorywczej.

Co musi znaleźć się w biurze hybrydowym

Budki telefoniczne i pokoje do rozmów

To zmiana, którą najczęściej się pomija, a która najbardziej doskwiera. W modelu hybrydowym połowa spotkań odbywa się online, także wtedy, gdy pracownik jest w biurze. Bez kabin akustycznych rozmowy wideo rozchodzą się po całym open space i skutecznie uniemożliwiają pracę pozostałym.

Przyjmuje się, że na każde 10 do 15 stanowisk potrzebna jest przynajmniej jedna budka jednoosobowa oraz mała salka na 3 do 4 osoby. Przy zespołach mocno obciążonych rozmowami online ten wskaźnik bywa jeszcze wyższy.

Sale spotkań w różnych rozmiarach

Największym marnotrawstwem powierzchni w biurach jest duża sala konferencyjna zajmowana przez dwie osoby na rozmowę wideo. Lepiej sprawdza się kilka mniejszych sal niż jedna reprezentacyjna, uzupełniona o wyposażenie do wideokonferencji, bo w spotkaniu prawie zawsze uczestniczy ktoś zdalnie.

Strefa socjalna jako centrum biura

Skoro ludzie przyjeżdżają do biura głównie po kontakt z zespołem, kuchnia i strefa wspólna przestały być dodatkiem. W wielu firmach to tam odbywa się większość nieformalnych rozmów, więc warto zaplanować ją jako pełnoprawne miejsce pracy i spotkań, a nie kąt z ekspresem.

Miejsce na rzeczy osobiste

Przy stanowiskach współdzielonych znika szuflada z rzeczami pracownika. Szafki depozytowe, wieszaki i miejsce na sprzęt to drobiazg, który decyduje o tym, czy praca bez przypisanego biurka jest znośna, czy irytująca.

Akustyka, światło i to, co widać na rozmowie wideo

W biurze hybrydowym akustyka przestała być kwestią komfortu, a stała się warunkiem działania. Sufity akustyczne, wykładziny, panele i zieleń tłumiąca dźwięk to nie dekoracja, tylko element wyposażenia stanowiska pracy.

Zmieniło się też podejście do oświetlenia. Skoro pracownicy prowadzą rozmowy wideo z biura, znaczenie ma to, jak wyglądają na ekranie. Światło padające od tyłu z okna albo pojedyncza oprawa nad głową dają efekt, którego nie naprawi żaden filtr. Dlatego przy projektowaniu wnętrz biurowych planujemy oświetlenie także pod kątem kamery, zwłaszcza w salach spotkań i przy stanowiskach kierowniczych.

Elastyczność, czyli projekt, który przetrwa reorganizację

Firmy zmieniają strukturę częściej niż wynajmowaną powierzchnię. Warto więc projektować tak, aby zmiana układu nie oznaczała kucia ścian: ścianki mobilne zamiast murowanych tam, gdzie to możliwe, siatka instalacji elektrycznych z zapasem punktów, meble modułowe i przemyślane trasy okablowania.

Ten sam sposób myślenia dotyczy metrażu. Jeśli firma rośnie, dobrze zawczasu ustalić, które strefy da się zagęścić bez przebudowy, a które są nieelastyczne z definicji, jak zaplecze sanitarne czy serwerownia.

Biurowiec czy kamienica

W Warszawie wybór powierzchni sprowadza się zwykle do dwóch scenariuszy. Nowoczesne biurowce na Woli, Mokotowie czy Służewcu dają regularną siatkę okien, gotowe instalacje i podnoszone podłogi, ale narzucają moduł, do którego trzeba dopasować podziały. Biura w kamienicach w Śródmieściu oferują charakter, wysokie wnętrza i lepszy adres, wymagają jednak znacznie więcej uwagi przy akustyce, wentylacji i prowadzeniu okablowania.

Obie drogi są dobre, pod warunkiem że decyzja zapada z projektantem przy stole, a nie po podpisaniu umowy najmu. Sprawdzenie rzutu przed wyborem lokalizacji to najtańsza część całej inwestycji.

FAQ, najczęstsze pytania o aranżację biura hybrydowego

Ile metrów kwadratowych na osobę potrzeba w biurze hybrydowym?

Zamiast przelicznika na zatrudnionego lepiej liczyć powierzchnię na stanowisko obecne w szczycie tygodnia. Przy pracy hybrydowej firmy zwykle planują od 8 do 12 m2 na stanowisko wraz z udziałem w strefach wspólnych, przy czym im więcej sal spotkań i budek, tym wskaźnik rośnie.

Czy warto rezygnować z przypisanych biurek?

To zależy od charakteru pracy. Zespoły projektowe i sprzedażowe zwykle dobrze znoszą stanowiska współdzielone, natomiast działy pracujące na sprzęcie specjalistycznym albo z dokumentami papierowymi potrzebują stałych miejsc. Najczęściej sprawdza się model mieszany, ustalony osobno dla każdego zespołu.

Jak długo trwa aranżacja biura?

Dla powierzchni 200 do 500 m2 projekt zajmuje zwykle 6 do 10 tygodni, a prace wykonawcze kolejne 2 do 4 miesiące, zależnie od zakresu zmian instalacyjnych i terminów dostaw mebli. Przy powierzchni w stanie deweloperskim harmonogram bywa krótszy niż przy przebudowie czynnego biura.

Czy można urządzać biuro etapami, nie przerywając pracy firmy?

Tak, to częsty scenariusz. Prace dzielimy na etapy odpowiadające strefom, zespół przenosi się tymczasowo w inne miejsce, a najbardziej uciążliwe roboty planujemy poza godzinami pracy. Wymaga to dokładniejszego harmonogramu, ale pozwala uniknąć kosztów wynajmu powierzchni zastępczej.